דו"ח ועדת הביקורת לתקופה 2004/2005

מבוא

בפתח הדברים יש לציין שדו"ח ביקורת זה מתייחס לתקופה המכסה את פרק הזמן שעבר
מ- 21/10/2004 , תאריך הכנס השנתי האחרון, ועד היום. בתקופה זאת מר ארנון טל המשיך לכהן כנשיא העמותה, לאחר כניסתו לתפקיד בתאריך 21/1/2003, וחברי הועד היו אלה שנבחרו במהלך הכנס השנתי לפני האחרון (ט. גרנות, ש. לסמן, א. פיליפ, א. ברקאי, ז. רבינוביץ', א. שבת, א. קרפף, ע. בן אפרים).

נערכה ביקורת תקופתית כנדרש בתקנון העמותה וזאת לקראת הכנס השנתי שעומד להתקיים בתאריך 8/9/2005 במוזיאון אילנה גור, יפו. הביקורת מתבססת על שיחות שהיו, פנים אל פנים ודרך הטלפון, בין עורכי הדו"ח לבין הנשיא המכהן מר ארנון טל והגזבר מר טוביה גרנות בחודש אוגוסט 2005. להלן הממצאים לפי הנושאים שנבדקו ונסקרו:

1. ישיבות ועד העמותה

• ישיבות פרונטאליות נערכו בתדירות נמוכה ולא קבועה ובהתאם לצורך, ובמיוחד בסיום ימי העיון.
• פרוטוקול מסודר לאחר כל ישיבה פרונטאלית נכתב והופץ בין כל חברי הועד כנדרש בתקנון, כולל סיכום החלטות.
• לא בוצע מעקב החלטות בצורה ממוסדת ולא ניתן לדעת מה מבין ההחלטות שהתקבלו גם יצאו לפועל. בדו"ח ביקורת שלפני הקודם נטען ע"י נשיא העמותה שבכוונתו לנהל מעקב כזה בקדנציה החדשה של הועד (מלפני שנה), אך העניין לא בוצע ויש לדרוש מהוועד החדש שיבחר ומהנשיא הנכנס לתפקידו, מר שמואל לסמן, לדאוג שמעקב כזה יבוצע לאלתר.
• אחוז ההשתתפות של חברי הועד בישיבות פרונטאליות היה מעל 60%.
• לפני כשנה וחצי, הונהגה שיטה של "ישיבה וירטואלית" באמצעות הדואר האלקטרוני. במהלך "ישיבה" כזאת מועלים נושאים לדיון וכל חברי הועד יכולים להביע את דעתם, פחות או יותר בזמנם החופשי.
• מתברר ששיטה זאת יעילה יותר ומאפשרת לכל חברי הועד להשתתף בהחלטות/מתן הערות וכך אחוז ההשתתפות בישיבות וירטואליות עלה, בקרב חברי הועד, כמעט ל- 100%.
• בתום סבב הערות ולאחר קבלת ההחלטות, על הנשיא להכין סיכום כללי שמופץ באמצעות הדואר האלקטרוני לכל חברי הועד והוא הפרוטוקול הקובע. לא תמיד הוקפד להכין סיכום כזה.
• במהלך השנה האחרונה הונהגה שיטה שלפיה בתחילת כל ישיבה וירטואלית הנשיא מפיץ סדר יום וה"דיון" מתקיים על סמך סדר יום זה.
• החיסרון של "ישיבה וירטואלית" הנו שאין זמנים קבועים מראש בהם היא מתקיימת. להבא יש לדאוג לנוהל קבוע וידוע מראש שיסדיר את עניין תדירות המפגשים הוירטואליים האלה – לתשומת ליבו של הנשיא הנכנס.
• במקרים בהם יש לקבל החלטות עליהן אין תמימות דעים, לא ניתן באמצעות "ישיבה וירטואלית" להגיע לתוצאות ובמקרים כאלה אין תחליף לישיבה פרונטאלית.
• הייתה החלטה לפרסם באתר ה- INTERNET של העמותה את סיכומי הישיבות (פרונטאליות או וירטואליות) וההחלטות שהתקבלו. אנו רואים חשיבות רבה בפרסומים מסוג זה ובמיוחד יש לשים דגש על מעקב אחר בצוע ההחלטות שהתקבלו. כיום מפורסמים באתר העמותה הפרוטוקולים של הישיבות הפרונטאליות בלבד וכאמור, יש להרחיב את היקף הפרסומים.

2. פעילויות העמותה

• הייתה הצהרת כוונות ע"י הנשיא עם כניסתו לתפקיד, מבחינת הפעילויות הצפויות, וזאת על בסיס שנתי, במהלך הכנס השנתי שנערך ב- 18/9/2003. הצהרת כוונות דומה לא הושמעה בכנס שנערך ב-21/10/2004 אך אותה המדיניות נמשכה גם במהלך השנה האחרונה.
• במהלך השנה, שהדו"ח הנוכחי מתייחס אליה, נערכו 2 ימי עיון בלבד (בתאריכים 21/12/2004, 2005 /31/5 ) ושניהם זכו להצלחה מרובה עם למעלה מ- 100 משתתפים בכל אחד מהם, הודות לעבודתם המשותפת והמאומצת של חברי הועד ביחד עם "קדם הדרכה". כמו כן מתוכננים גם ימי עיון בתאריכים 27/9/2005 ו-27/12/2005.
• שילוב שולחנות תצוגה של חברות, בימי העיון, ללא ספק מוסיף הרבה לתוכן יום העיון עצמו ויש להמשיך בשילוב זה.
• פעילויות אחרות כגון מפגשים אזוריים לא התקיימו גם בשנה האחרונה. להערכתנו יש מקום להחיות מחדש את הנושא (ראה דו"ח ביקורת קודם) ולארגן ביקורים במפעלים שונים, דבר שיעשיר את המשתתפים בהם ויביא להיכרויות מקצועיות חדשות. על הנשיא הנכנס, מר שמואל לסמן, לדחוף נושא זה במלוא המרץ.

3. התקשרויות

• הקשר שנוצא עם חברת "קדם הדרכה" לגבי ארגון ימי העיון ממשיך להיות מוצלח ביותר, ויש לטפחו.
• הקשר עם המוסף "מכשור ובקרה" לעיתון "תעשיות" ממשיך ו"פינת הנשיא" מנסה לתת ידיעות על המתרחש בעמותה אך לטעמנו פינה זאת אינה מנוצלת דייה לטובת צרכי העמותה, בדומה לנאמר על ידנו בדו"ח משנה שעברה. כאן יש מקום לעודד את חברי העמותה לכתוב מאמרים ולפרסמם במוסף זה.
• קשר בין חברי העמותה והאתר המטופח שב- INTERNET התפתח וקיימות פניות אליו אך לא רבות. כאן המקום לציין שוב, את תרומתו העשירה של מר שמואל לסמן בפיתוח האתר, תחזוקתו ועדכונו השוטף והפיכתו לאטרקטיבי ומעניין במיוחד.
• לפני כשנתיים נבדקה האפשרות לשלב באתר פרסומים של "קדם הדרכה" או חברות מסחריות אחרות. מבחינת הרחבת הפעילות באתר עושה רושם שיוזמה זו הינה מבורכת אך גם השנה דבר לא נעשה לקידום הנושא. על הנשיא הנכנס יהיה לבחון לעומקו עניין זה ולקבל החלטות לכאן או לכאן.
• לאחרונה, התחילה להיבדק האפשרות של מתן חסות העמותה לתערוכתRAX במקום ISRACHEM. על ועד העמותה לבדוק היטב נושא זה, בתאום עם החברות המסחריות, ולהחליט מה עדיף מבחינת טובת העמותה לטווח ארוך. בהחלטה יש לקחת בחשבון במיוחד היבטי פרסומת לעמותה, הכנסות ובמיוחד שילוב הכנס הבינלאומי לתערוכה זו או אחרת.

4. השקעות וכספים

• השנה ההכנסות בארץ של העמותה היו אך ורק מימי העיון שנערכו מכיוון שלא ניתנה חסות לתערוכת צוות שטיר. בנוסף קיימת הכנסה שוטפת המשולמת ע"י ISA ארה"ב בתדירות של פעם בשנה (17% החזר מדמי החבר המשולמים לעמותת האם – כיום רשומים כ-100 חברים בעמותה).
• התשלומים של ISA ארה"ב מבוצעים בדולרים ונשארים במטבע זה בחשבון עו"ש ויתר הכספים מושקעים בקרן נאמנות ובפק"מ שקלי שבועי מתחדש. מדיניות השקעה זו נקבעה ע"י הגזבר מר טוביה גרנות ונראית סבירה, אם כי כפי שנאמר גם בשנה שעברה, מדי פעם רצוי לבדוק אם ניתן להשקיע באפיקים חדשים.
• ההוצאה העיקרית והגדולה של העמותה הייתה במימון הכנס השנתי . מימון זה התאפשר הודות להכנסות שהיו מימי עיון. לגבי הכנס השנה, יש לשער שחלק מהמימון יבוא מהכספים המושקעים בבנק וזאת בהעדר הכנסות מתערוכות והמספר המועט של ימי העיון.
• לפי החלטת ועד העמותה לארבעה אנשים שמורה זכות החתימה והם: מר ארנון טל (הנשיא), מר טוביה גרנות (הגזבר), מר שמואל לסמן ומר אריה פיליפ. כיום בבנק מופיעות דוגמאות החתימה של א. פיליפ וט. גרנות בלבד. דבר זה אינו תקין ויש לדאוג לצרף אליהן לאלתר את דוגמאות החתימה של לפחות שני חברי הועד הנוספים, לרבות של הנשיא היוצא מר ארנון טל ושל הנשיא הנכנס, מר שמואל לסמן. יש לדאוג לעדכון רשימת מורשי החתימה שבבנק.
• עד לכתיבת דו"ח נוכחי זה טיוטת דו"ח רואה החשבון האחרונה טרם הגיעה לידנו כך שאין באפשרותנו להתייחס בצורה נאותה למצבה הכספי של העמותה עד לתאריך 31.12.2004.

5. כנס שנתי

הכנס השנתי שאמור להיערך בחודשים ספטמבר/אוקטובר כל שנה, ושהוא גם אירוע חברתי מאד חשוב ומהנה, מתקיים גם השנה בזמן. הועד החליט גם השנה, שיש להטיל את ארגון הכנס לחברת "קדם הדרכה" וזאת לאור ההצלחה של הכנס השנתי בשנה שעברה. אנו רואים הצדקה בהחלטה זאת גם בגלל שהצעת המחיר שהתקבלה מחברה זאת הייתה זולה יותר לעומת חברה אחרת שנבדקה וגם משום שהתנאים שהיא העמידה היו גמישים יותר.

6. כנס בין-לאומי

הכנס הבין-לאומי, המתקיים פעם בשנתיים בחודש ינואר, לא התקיים כמתוכנן בתחילת שנת 2005. בהקשר לזה יש לבדוק האם רצוי להיצמד בהמשך לצוות שטיר לתערוכת ISRACHEM כפי שהיה עד כה (פעם בשנתיים בחודש ינואר). כאלטרנטיבה יש לבדוק את האפשרות להצמיד את הכנס לתערוכת RAX שהיא בעיקרה תערוכת חשמל ובקרה אך מתרחבת גם לכיוון המכשור, ואשר מתקיימת אף היא פעם בשנתיים, בחודש מאי / יוני. להערכתנו, חברי ועד העמותה בהתייעצות עם המציגים הפוטנציאליים בתערוכות האמורות, צריכים להחליט לאיזה מבין שני האירועים להצמיד את הכנס הבין-לאומי הבא של העמותה.
ההערה האחרונה הופיעה גם בדו"ח הביקורת שלנו מלפני שנה וגם מלפני שנתיים אך לא נראה שנעשה דבר בעניין. עלינו לציין שאנו רואים חשיבות רבה בקיום הכנס הבין-לאומי האמור בארץ, ולדעתנו על ועד העמותה לעשות הכול ע"מ לא לבטלו ולקיימו , אפילו באיחור. לדעתנו אחת המשימות הראשונות שעל הנשיא הנכנס לטפל, חייבת להיות הבחירה בין התקשרות העמותה ל-RAX או התקשרות ל-ISRACHEM.

7. סיכום

יש לציין שניהול העמותה במהלך התקופה שנבדקה היה רציני, דבר המצביע על כך שיש יד מובילה בנושא, שתוף פעולה בין חברי הועד ורצון להצליח, ויש לברך על כך.
יש לנהל בצורה מסודרת "מעקב החלטות", לקבוע תאריכי יעד לביצוע ההחלטות ולוודא ביצוען.
יש להמשיך ולפתח את אתר העמותה ב-INTERNET, לשלב בו את הפרוטוקולים של הישיבות ואת ההחלטות שהתקבלו. רצוי להשתמש בו גם למעקב החלטות ווידוי בצוען. על חברי הועד להמשיך בפעילותם, בתחום של ארגון ימי עיון, ולשלב גם ביקור במפעלי תעשיה (מפגשים אזוריים). רצוי מאד להגיע לארגון של 4-5 ימי עיון בשנה (כפי שהיה לפני שנתיים) ולא להסתפק בשני ימים בלבד כבשנה האחרונה.
יש לדאוג לארגן כנס בינלאומי בארץ וזאת במהלך השנה הקרובה.

ד"ר ליאו אלצ'ה פרץ רוט

ועדת הביקורת
8/2005