דו"ח ועדת הביקורת לתקופה 2003/2004

מבוא

בפתח הדברים יש לציין שדו"ח ביקורת זה מתייחס לתקופה המכסה את פרק הזמן שעבר
מ- 18/9/2003 , תאריך הכנס השנתי האחרון, ועד היום. בתקופה זאת מר ארנון טל המשיך לכהן כנשיא העמותה, לאחר כניסתו לתפקיד בתאריך 21/1/2003, אך חברי הועד היו אלה שנבחרו במהלך הכנס השנתי האחרון
(ט. גרנות, ש. לסמן, א. פיליפ, א. ברקאי, ז. רבינוביץ', א. שבת, א. קרפף, ע. בן אפרים).

נערכה ביקורת תקופתית כנדרש בתקנון העמותה וזאת לקראת הכנס השנתי שעומד להתקיים בתאריך 21/10/2004 במלון דן קיסריה. הביקורת מתבססת על שיחות שהיו, פנים אל פנים ודרך הטלפון, בין עורכי הדו"ח לבין הנשיא המכהן מר ארנון טל והגזבר מר טוביה גרנות בחודש אוקטובר 2004. להלן הממצאים לפי הנושאים שנבדקו ונסקרו:

1. ישיבות ועד העמותה

* הישיבות נערכו בתדירות פחות או יותר קבועה ובתאריכים ידועים פחות או יותר מראש ובמיוחד בסיום ימי העיון.
* פרוטוקול מסודר לאחר כל ישיבה נכתב והופץ בין כל חברי הועד כנדרש בתקנון.
* לא בוצע מעקב החלטות בצורה ממוסדת ולא ניתן לדעת מה מבין ההחלטות שהתקבלו גם יצאו לפועל. בדו"ח ביקורת הקודם נטען ע"י נשיא העמותה שבכוונתו לנהל מעקב כזה בקדנציה החדשה של הועד , אך העניין טרם בוצע ויש לזרז את הוצאתו לפועל של הצהרה זאת ללא דחוי.
* אחוזי ההשתתפות של חברי הועד בישיבות היה כ- 50% עד 60% בלבד.
* לפני כחצי שנה, הונהגה שיטה של "ישיבה וירטואלית" באמצעות הדואר האלקטרוני. במהלך "ישיבה" כזאת מועלים נושאים לדיון וכל חברי הועד יכולים להביע את דעתם, פחות או יותר בזמנם החופשי.
* מתברר ששיטה זאת יעילה יותר ומאפשרת לכל חברי הועד להשתתף בהחלטות/מתן הערות וכך אחוז ההשתתפות בישיבות וירטואליות עלה, בקרב חברי הועד, לכמעט 100%.
* בתום סבב הערות ולאחר קבלת ההחלטות, הנשיא מכין סיכום כללי שמופץ באמצעות הדואר האלקטרוני לכל חברי הועד והוא הפרוטוקול הקובע.
* החיסרון של "ישיבה וירטואלית" הנו בעיקר שאין סדר יום מוכן מראש וכעת אין גם זמנים קבועים מראש בהם היא מתקיימת. להבא יש לדאוג לנוהל קבוע וידוע מראש שיסדיר את עניין תדירות המפגשים הוירטואליים האלה.
* קיימת מחשבה לפרסם באתר ה- INTERNET של העמותה את סיכומי הישיבות (פרונטאליות או וירטואליות) וההחלטות שהתקבלו. אנו רואים חשיבות רבה בפרסומים מסוג זה ובמיוחד יש לשים דגש על מעקב אחר בצוע ההחלטות שהתקבלו.

2. פעילויות העמותה

* הייתה הצהרת כוונות ע"י הנשיא, מבחינת הפעילויות הצפויות, וזאת על בסיס שנתי, במהלך הכנס השנתי שנערך ב- 18/9/2003.
* יש לציין שוועד העמותה, בראשותו של ארנון טל, עמד במשימה המוצהרת של הגברת ימי העיון עם שימת דגש על "מדידות בסיסיות – תיאוריה ומעשה". במהלך השנה, שהדו"ח הנוכחי מתייחס אליה, נערכו 4 ימי עיון (בתאריכים 2/9/2003, 2004 /28/1/2004,18/5 ,7/9/2004 ) וכולם זכו להצלחה מרובה עם למעלה מ- 100 משתתפים בכל אחד ואחד מהם, הודות לעבודתם המשותפת והמאומצת של חברי הועד ביחד עם "קדם הדרכה". כמו כן מתוכנן גם יום עיון בתאריך 21/12/2004.
* שילוב מצגות של חברות בימי העיון ללא ספק מוסיף הרבה לתוכן יום העיון עצמו ויש להמשיך בשילוב זה.
* פעילויות אחרות כגון מפגשים אזוריים לא התקיימו. להערכתנו יש מקום להחיות מחדש את הנושא ולארגן ביקורים במפעלים שונים, דבר שיעשיר את המשתתפים בהם ויביא להיכרויות מקצועיות חדשות.

3. התקשרויות

* הקשר שנוצא עם חברת "קדם הדרכה" לגבי ארגון ימי העיון התברר כמוצלח ביותר, ויש להמשיכו ולטפחו.
* הקשר עם המוסף "מכשור ובקרה" לעיתון "תעשיות" ממשיך ו"פינת הנשיא" מנסה לתת ידיעות על המתרחש בעמותה אך לטעמנו פינה זאת אינה מנוצלת דייה לטובת צרכי העמותה.
* קשר בין חברי העמותה והאתר המטופח שב- INTERNET התפתח והפניות אליו גדלו. כאן המקום לציין את תרומתו העשירה של מר שמואל לסמן בפיתוח האתר, תחזוקתו ועדכונו השוטף והפיכתו לאטרקטיבי ומעניין במיוחד.
* בשנה שעברה נבדקה האפשרות לשלב באתר פרסומים של "קדם הדרכה". מבחינת הרחבת הפעילות באתר עושה רושם שיוזמה זו הינה מבורכת אך דבר לא נעשה לקידום הנושא.

4. השקעות וכספים

* ההכנסות של העמותה היו מימי העיון שנערכו ומהשתתפות בתערוכת צוות שטיר, בנוסף להכנסה השוטפת המשולמת ע"י ISA ארה"ב בתדירות של פעמיים בשנה.
* התשלומים של ISA ארה"ב מבוצעים בדולרים ונשארים במטבע זה בחשבון עו"ש ויתר הכספים מושקעים בקרן נאמנות ובפק"מ שקלי שבועי מתחדש. מדיניות השקעה זו נקבעה ע"י הגזבר מר טוביה גרנות ונראית סבירה, אם כי מדי פעם רצוי לבדוק אם ניתן להשקיע באפיקים חדשים, כפי שהומלץ גם בעבר.
* ההוצאה העיקרית והגדולה של העמותה הייתה במימון הכנס השנתי . מימון זה התאפשר הודות להכנסות שהיו מימי עיון כאמור לעיל.
* לפי החלטת ועד העמותה לארבעה אנשים שמורה זכות החתימה והם: מר ארנון טל (הנשיא), מר טוביה גרנות (הגזבר), מר שמואל לסמן ומר אריה פיליפ. כיום בבנק מופיעות דוגמאות החתימה של א. פיליפ וט. גרנות בלבד. יש לדאוג לצרף אליהן לאלתר את דוגמאות החתימה של שני חברי הועד הנוספים. בתחילת הקדנציה הנוכחית, מר ט. גרנות דאג לבטל את זכויות החתימה של חברי הועד הקודמים שהיו רשומים בבנק, אך רשימת מורשי החתימה שבבנק כיום אינה מעודכנת.
* טיוטת דו"ח רואה החשבון האחרונה שהגיעה לידנו מסכמת בצורה נאותה את מצבה הכספי של העמותה ומראה על גידול בנכסים נטו של העמותה, לעומת השנה שעברה. כאן המקום לציין שמדובר בדו"ח כספי המסכם את הפעילות עד לתאריך 31.12.2003.

5. כנס שנתי

הכנס השנתי שאמור להיערך בחודשים ספטמבר/אוקטובר כל שנה, ושהוא גם אירוע חברתי מאד חשוב ומהנה, מתקיים השנה בזמן. לאחר בדיקת הנושא עם חברות מארגנות שונות, הועד החליט שיש לנסות ולהטיל את ארגון הכנס לחברת "קדם הדרכה" וזאת לאור ההצלחה בארגון ימי העיון ע"י אותה החברה. אנו רואים הצדקה בהחלטה זאת גם בגלל שהצעת המחיר שהתקבלה מחברה זאת הייתה זולה יותר וגם התנאים שהיא העמידה היו גמישים יותר.

6. כנס בין-לאומי

הדיונים לקראת ההתארגנות לכנס הבין-לאומי, המתקיים פעם בשנתיים בחודש ינואר, טרם התחילו וזאת למרות שהכנס הבא צפוי להיות בתחילת שנת 2005. במצב הנוכחי קשה לראות איך ניתן בזמן כה קצר להרים פרויקט כזה כבד. בהקשר לזה יש לבדוק האם רצוי להיצמד בהמשך לצוות שטיר לתערוכת ISRACHEM כפי שהיה עד כה (פעם בשנתיים בחודש ינואר). כאלטרנטיבה יש לבדוק את האפשרות להצמיד את הכנס לתערוכת RAX שהיא בעיקרה תערוכת חשמל ואשר מתקיימת אף היא פעם בשנתיים, בחודש מאי. להערכתנו, חברי ועד העמותה בהתייעצות עם המציגים הפוטנציאליים בתערוכות האמורות, צריכים להחליט לאיזה מבין שני האירועים להצמיד את הכנס הבין-לאומי הבא של העמותה.
ההערה האחרונה הופיעה גם בדו"ח הביקורת שלנו משנה שעברה אך לא נראה שנעשה דבר בעניין. עלינו לציין שאנו רואים חשיבות רבה בקיום הכנס הבין-לאומי האמור בארץ, ולדעתנו על ועד העמותה לעשות הכול ע"מ לא לבטלו ולקיימו , אפילו באיחור.

7. סיכום

יש לציין שניהול העמותה במהלך התקופה שנבדקה היה רציני ביותר, במיוחד בהשוואה לתקופה שנסקרה לפני שנתיים, דבר המצביע על כך שיש יד מובילה בנושא, שתוף פעולה בין חברי הועד ורצון להצליח, ויש לברך על כך.
הפתוח שנעשה בהשקת אתר ה- INTERNET של העמותה במתכונתו החדשה, למרות כל הבעיות שהתעוררו בדרך, הנו ראוי לציון. יש להמשיך ולפתח את האתר, לשלב בו את הפרוטוקולים של הישיבות ואת ההחלטות שהתקבלו. רצוי להשתמש בו גם למעקב החלטות ווידוי בצוען.
על חברי הועד להמשיך בפעילותם, בתחום של ארגון ימי עיון, ולשלב גם ביקור במפעלי תעשיה (מפגשים אזוריים). ארגון כנס בין לאומי בארץ יהיה רק גולת הכותרת של פעילות מבורכת זו.

ד"ר ליאו אלצ'ה פרץ רוט

ועדת הביקורת
10/2004