דו"ח ועדת הביקורת לתקופה 2005/2006

מבוא

בפתח הדברים יש לציין שדו"ח ביקורת זה מתייחס לתקופה המכסה את פרק הזמן שעבר
מ- 28/9/2005 , תאריך הכנס השנתי האחרון, ועד היום. בתקופה זאת מר שמואל לסמן כיהן כנשיא העמותה, לאחר כניסתו לתפקיד בתאריך 28/9/2005, וחברי הועד היו אלה שנבחרו במהלך הכנס השנתי האחרון (ט. גרנות, א. פיליפ, א. ברקאי, א. טל, א. שבת, א. קרפף, ע. בן אפרים, ג. ברנדווין).

נערכה ביקורת תקופתית כנדרש בתקנון העמותה וזאת לקראת הכנס השנתי שעומד להתקיים בתאריך 14/9/2006 ביקבי בנימינה. הביקורת מתבססת על שיחות שהיו, פנים אל פנים ודרך הטלפון, בין עורכי הדו"ח לבין הנשיא המכהן מר שמואל לסמן והגזבר מר טוביה גרנות בחודש אוגוסט 2006. להלן הממצאים לפי הנושאים שנבדקו ונסקרו:

1. ישיבות ועד העמותה

• ישיבות פרונטאליות נערכו בתדירות נמוכה ולא קבועה, ובמיוחד בסיום ימי העיון (ארבעה במספר וחמישי צפוי בחודש נובמבר או דצמבר ש"ז).
• פרוטוקול מסודר לאחר כל ישיבה פרונטאלית נכתב והופץ בין כל חברי הועד כנדרש בתקנון, כולל סיכום החלטות.
• לא בוצע מעקב החלטות בצורה ממוסדת ולא ניתן לדעת מה מבין ההחלטות שהתקבלו גם יצאו לפועל. נקודה זו חוזרת על עצמה מזה מספר שנים אך למרות שבכל קדנציה מצהירים על כך שיבוצע מעקב כזה, בפועל הוא לא מבוצע כלל וזה חבל ! על הנשיא, מר שמואל לסמן, לדאוג שמעקב כזה יבוצע לאלתר.
• אחוז ההשתתפות של חברי הועד בישיבות פרונטאליות היה נמוך ביותר.
• שיטת "הישיבה הוירטואלית" באמצעות הדואר האלקטרוני, שהייתה נהוגה במהלך כהונתה של הוועד הקודם לא אומצה בקרב הועד הנוכחי והתקיימה ישיבה וירטואלית אחת בלבד.
• מניסיון הוועד הקודם מתברר ששיטה זאת יעילה יותר ומאפשרת לכל חברי הועד להשתתף בהחלטות/מתן הערות וכך אחוז ההשתתפות בישיבות וירטואליות עלה, בקרב חברי הועד, כמעט ל- 100%.
• החיסרון של "ישיבה וירטואלית" הנו שאין זמנים קבועים מראש בהם היא מתקיימת.
• להבא יש לדאוג לנוהל קבוע וידוע מראש שיסדיר את עניין תדירות המפגשים הוירטואליים ו/או הפרונטאליים (כגון בכל יום ה' האחרון של כל חודש, כפי שהיה נהוג פעם) – לתשומת ליבו של הנשיא הנכנס.
• הייתה החלטה לפרסם באתר ה- INTERNET של העמותה את סיכומי הישיבות (פרונטאליות או וירטואליות) וההחלטות שהתקבלו. אנו רואים חשיבות רבה בפרסומים מסוג זה ובמיוחד יש לשים דגש על מעקב אחר בצוע ההחלטות שהתקבלו. בפועל פורסם באתר העמותה רק סיכומי הישיבה הראשונה בלבד של הוועד הנוכחי.....
לפי דברי הנשיא פרסום זה נתקל בהתנגדות מצד מספר מחברי הוועד. כמו כן לפי דבריו "עדיף להשאיר את סיכומי הישיבות חסויים עקב מיעוט המשתתפים ואפרוריות הרעיונות". אנו לעומת זאת בדעה שדווקא פרסום נרחב אולי יעודד יצירתיות מסוימת מצד חברי הוועד שאולי ימצאו לנכון לקחת חלק פעיל יותר בישיבות ולהופיע בהן, פן שמם יפורסם ברבים כ-"לא נוכח"....

2. פעילויות העמותה

• הייתה הצהרת כוונות ע"י הנשיא עם כניסתו לתפקיד, מבחינת הפעילויות הצפויות, וזאת על בסיס שנתי, במהלך הכנס השנתי שנערך ב- 28/9/2005.
• במהלך השנה, שהדו"ח הנוכחי מתייחס אליה, נערכו 4 ימי עיון (בתאריכים 27/9/2005 , 3/4/2006, 4/7/2006 , 27/12/2005 ) בהצלחה מרובה, הודות לעבודתם המשותפת והמאומצת של חברי הועד ביחד עם "קדם הדרכה". כמו כן מתוכנן גם ימי עיון נוסף לקראת סוף השנה (נובמבר או דצמבר).
• שילוב שולחנות תצוגה של חברות, בימי העיון, ללא ספק מוסיף הרבה לתוכן יום העיון עצמו ויש להמשיך בשילוב זה.
• יש לשים דגש על פעילויות אחרות כגון מפגשים אזוריים. להערכתנו יש מקום לארגן ביקורים במפעלים שונים, דבר שיעשיר את המשתתפים בהם ויביא להיכרויות מקצועיות חדשות. מפגש אזורי אחד מסוג זה התקיים בתאריך 26/7/2006 במתקן התפלת המים שבאשקלון ובו השתתפו 20 חברים והיה מוצלח ביותר.

3. התקשרויות

• הקשר שנוצא עם חברת "קדם הדרכה" לגבי ארגון ימי העיון ממשיך להיות מוצלח ביותר, ויש לטפחו.
• הקשר עם המוסף "מכשור ובקרה" לעיתון "תעשיות" ממשיך ו"פינת הנשיא" מנסה לתת ידיעות על המתרחש בעמותה ומשולבים בו דברי "תוכן" ו-"חוכמה". כמו כן הפינה מפורסמת גם באתר האיטרנט של העמותה. להערכתנו פינה זאת אינה מנוצלת דייה לטובת צרכי העמותה, בדומה לנאמר על ידנו בדו"ח משנה שעברה. כאן יש מקום לעודד את חברי העמותה לכתוב מאמרים ולפרסמם במוסף זה.
• קשר בין חברי העמותה והאתר המטופח שב- INTERNET התפתח וקיימות פניות אליו אך לא רבות. כאן המקום לציין שוב, את תרומתו העשירה של נשיא העמותה מר שמואל לסמן בפיתוח האתר, תחזוקתו ועדכונו השוטף והפיכתו לאטרקטיבי ומעניין במיוחד.
• לפני כשלוש שנים נבדקה האפשרות לשלב באתר פרסומים של "קדם הדרכה" או חברות מסחריות אחרות. מבחינת הרחבת הפעילות באתר עושה רושם שיוזמה זו הינה מבורכת אך גם השנה דבר לא נעשה לקידום הנושא. על הנשיא לבחון לעומקו עניין זה ולקבל החלטות לכאן או לכאן בתאום עם חברי הוועד.
• נבדקה שוב האפשרות של מתן חסות העמותה לתערוכתRAX במקום ISRACHEM אך חברי הוועד לא היו תמימי דעים בנושא. בהקשר לזה הנשיא והגזבר הנוכחיים הולכים לקיים פגישת עבודה עם צוות שטיר. בהחלטה יש לקחת בחשבון במיוחד היבטי פרסומת לעמותה, הכנסות ובמיוחד שילוב הכנס הבינלאומי לתערוכה זו או אחרת.
• חודש הקשר עם מכללת רופין לאחר נתק של שנים רבות. סוכם שהעמותה תוכל להעביר לספריית המדרשה את כל החומר הטכני שנצבר במשך השנים ובתמורה יוכלו חברי העמותה החפצים בכך להיעזר בספריית המדרשה בכל הקשור למגמת המכשור והבקרה.
• בכוונת המכללה לפתח קורסי רענון בנושאים של מכשור ובקרה ולהציעם באופן מסודר בפרישה ארצית. על העמותה לנסות ולהשתלב במגמה זו כיוון שאין די בהתנדבות של ועד חברי העמותה לבצע באופן מסודר פעולות אלה, פעולות שהוזכרו בהצהרת הכוונות של נשיא העמותה, מר שמואל לסמן, עם כניסתו לתפקיד לפני שנה.

4. השקעות וכספים

• השנה ההכנסות בארץ של העמותה היו אך ורק מימי העיון שנערכו מכיוון שלא ניתנה חסות לתערוכת צוות שטיר. בנוסף קיימת הכנסה שוטפת המשולמת ע"י ISA ארה"ב בתדירות של פעם בשנה (17% החזר מדמי החבר המשולמים לעמותת האם – כיום רשומים פחות מ-100 חברים בעמותה).
• התשלומים של ISA ארה"ב מבוצעים בדולרים ונשארים במטבע זה בחשבון עו"ש ויתר הכספים מושקעים בקרן נאמנות ובפק"מ שקלי שבועי מתחדש. מדיניות השקעה זו נקבעה ע"י הגזבר מר טוביה גרנות ונראית סבירה. נבדקו גם אפיקי השקעה אחרים ע"י הגזבר אך נמצאו כלא מתאימים במיוחד. בכל זאת, מדי פעם רצוי לבדוק אם ניתן להשקיע באפיקים חדשים.
• הוצאות נוספות היו עבור רישום domaın , חידוש אחסון האתר ולרו"ח העמותה.
• לפי החלטת ועד העמותה לשלושה אנשים שמורה זכות החתימה והם: הנשיא (מר שמואל לסמן), הגזבר (מר טוביה גרנות) והנשיא היוצא (מר ארנון טל). כיום בבנק מופיעות דוגמאות החתימה של חברי ועד אחרים. דבר זה אינו תקין ויש לדאוג לתקנו. להערכתנו יש לצרף אליהם גם את דוגמת החתימה של הנשיא המיועד (מר אריק ברקאי). יש לדאוג לעדכון רשימת מורשי החתימה שבבנק ללא דיחוי.
• עד לכתיבת דו"ח נוכחי זה טיוטת דו"ח רואה החשבון האחרונה טרם הגיעה לידנו כך שאין באפשרותנו להתייחס בצורה נאותה למצבה הכספי של העמותה עד לתאריך 31.12.2005.

5. כנס שנתי

הכנס השנתי שאמור להיערך בחודשים ספטמבר/אוקטובר כל שנה, ושהוא גם אירוע חברתי מאד חשוב ומהנה, מתקיים גם השנה בזמן. הועד החליט גם השנה, שיש להטיל את ארגון הכנס לחברת "קדם הדרכה" וזאת לאור ההצלחה של הכנס השנתי בשנתיים האחרונות. אנו רואים הצדקה בהחלטה זאת גם אם לא נבדקה הצעת מחיר מחברה אחרת.

6. כנס בין-לאומי

הכנס הבין-לאומי, המתקיים פעם בשנתיים בחודש ינואר, לא התקיים מאז שנת 1999 . בהקשר לזה יש לבדוק האם רצוי להיצמד בהמשך לצוות שטיר לתערוכת ISRACHEM כפי שהיה עד כה (פעם בשנתיים בחודש ינואר).
התקבלה ע"י ועד העמותה החלטה ולפיה ניתן יהיה לקבל חסות מחברות גדולות לטובת הכנס הבין-לאומי כנהוג בעמותות אחרות, דבר שאולי יאפשר לשפר עמדות מו"מ עם צוות שטיר.
עלינו לציין שאנו רואים חשיבות רבה בקיום הכנס הבין-לאומי האמור בארץ, ולדעתנו על ועד העמותה לעשות הכול ע"מ לא לבטלו ולקיימו , אפילו באיחור. לדעתנו יש לתת למר אריק ברקאי, שלקח על עצמו את ארגון הכנס הזה, את מלוא התמיכה ע"מ לקיים אירוע זה בצמוד לתערוכה באמצע חודש פברואר 2007 .
לאחר עריכת דו"ח זה באמצע חודש אוגוסט, התקיימה פגישה בין האדונים שמואל לסמן וטוביה גרנות לבין צוות שטיר. לבקשת הנשיא מר שמואל לסמן מובא בנספח לדו"ח זה סיכום הדברים כפי שנמסרו לנו.

7. סיכום

יש לציין שניהול העמותה במהלך התקופה שנבדקה היה רציני, דבר המצביע על כך שיש יד מובילה בנושא, ויש לברך על כך.
יש לנהל בצורה מסודרת "מעקב החלטות", לקבוע תאריכי יעד לביצוע ההחלטות ולוודא ביצוען.
יש להמשיך ולפתח את אתר העמותה ב-INTERNET, לשלב בו את הפרוטוקולים של הישיבות ואת ההחלטות שהתקבלו. רצוי להשתמש בו גם למעקב החלטות ווידוי בצוען.
על חברי הועד להמשיך בפעילותם, בתחום של ארגון ימי עיון, ולשלב גם ביקור במפעלי תעשיה (מפגשים אזוריים). רצוי מאד להגיע לארגון לפחות 5-6 ימי עיון בשנה .
יש לדאוג לארגן כנס בינלאומי בארץ וזאת במהלך השנה הקרובה.
יש להסדיר את נושא מורשי החתימה בבנק ללא דיחוי.

ד"ר ליאו אלצ'ה פרץ רוט

ועדת הביקורת
8/2006

ביקורת 2006
נספח לדו"ח ביקורת מתאריך אוגוסט 2006

אבקש לשלב בדו"ח הביקורת :
" בתאריך 23 אוגוסט 2006 התקיימה פגישה במשרדי צוות שטיר בין אילנה לבין הגזבר ונשיא העמותה סוכמו הנתונים הבאים:
1. הכנס הבין לאומי בנושא : Functional safety standards IEC61508 and IEC61511 יתקיים במסגרת תערוכת הישראכם בחודש פברואר 2007
2. הכנס יאורגן לוגיסטית על ידי קדם הדרכות שתשכור אולם מצוות שטיר. ותדאג לשיווק וארגון הכנס כבכל ימי העיון האחרים)
3. בכל פירסומי שטיר בנושא התערוכה יוזכר הכנס בחסות העמותה למכשירנות ובקרה ISA Israel ובכל פרסומי הכנס (שישווק כאמור על ידי קדם הדרכות) תוזכר התערוכה
וכן שתערוכות המיכשור והבקרה נערכות בחסות ISA Israel

בתודה ובברכה
שמואל לסמן